Jak prowadzić ewidencję sprzedaży dla osób fizycznych?

Jeżeli świadczysz usługi osobom fizycznym i otrzymujesz od nich płatności przelewem, nie musisz wystawiać osobnej faktury każdemu klientowi. Zamiast tego możesz rozliczyć sprzedaż za pomocą ewidencji sprzedaży.

Ewidencja pozwala zebrać sprzedaż z całego miesiąca w jednym dokumencie i następnie wprowadzić ją do systemu SIAIP jako jeden dokument księgowy.

Jak przygotować ewidencję sprzedaży?

Ewidencję prowadzisz w pliku Excel. Jeżeli potrzebujesz wzoru, możesz zwrócić się o szablon do Działu Księgowości.

W pliku zapisujesz poszczególne transakcje z danego miesiąca, wskazując m.in.:

• nazwę sprzedanej usługi lub towaru,
• ilość i jednostkę miary,
• wartość netto,
• stawkę VAT,
• wartość brutto.

Na końcu arkusza powinno znajdować się podsumowanie całej sprzedaży z danego miesiąca.

W systemie nie wprowadzasz później każdej transakcji osobno. Podajesz łączną wartość sprzedaży wynikającą z przygotowanej ewidencji.

Do kiedy trzeba dodać ewidencję?

Ewidencję sprzedaży za dany miesiąc dodaj do systemu najpóźniej do 5. dnia kolejnego miesiąca.

Przykład: ewidencję sprzedaży za lipiec należy wprowadzić najpóźniej do 5 sierpnia.

❗ Pamiętaj o terminie. Dodanie dokumentu po terminie może oznaczać konieczność skorygowania rozliczeń VAT Fundacji AIP, dlatego zgodnie z obowiązującym cennikiem może zostać naliczona dodatkowa opłata.

Jak dodać ewidencję sprzedaży w SIAIP?

Przejdź do Usługi →  Finanse i księgowość → Sprzedaż i kliknij Dodaj dokument.

W polu Typ dokumentu wybierz Raport kasy fiskalnej.

Nie sugeruj się nazwą tej opcji. W systemie SIAIP jest to wewnętrzny typ dokumentu wykorzystywany do zaksięgowania ewidencji sprzedaży.

Po jego wybraniu pola dotyczące kontrahenta staną się nieaktywne. Jest to prawidłowe — ewidencja obejmuje wiele transakcji, dlatego nie wskazujesz w formularzu jednego konkretnego klienta.

Sprzedaż, VAT i status dokumentu

Jeżeli sprzedajesz usługę osobie fizycznej w Polsce, pozostaw:

• Sprzedaż — Krajowa
• Typ transakcji VAT — Sprzedaż krajowa – S
• wybierz właściwą stawkę VAT dla danej usługi.

Jeżeli sprzedajesz usługę osobie fizycznej z UE lub spoza UE, również wybierz:

• Sprzedaż — Krajowa
• Typ transakcji VAT — Sprzedaż krajowa – S
• VAT — 23%

Czyli w przypadku sprzedaży usług dla osób fizycznych nie wybierasz stawki VAT — NPO ani Typu transakcji VAT —  SPTK tylko dlatego, że klient mieszka za granicą. 

W polu Status zmień Nowy na Do akceptacji w księgowości.

Status Nowy oznacza wersję roboczą. Dopiero po wybraniu Do akceptacji w księgowości i zapisaniu dokumentu ewidencja zostanie przekazana do weryfikacji.

Jak uzupełnić daty?

Miejsce wystawienia pozostaw bez zmian — będzie ustawione jako Warszawa.

W polu Data wystawienia wpisz ostatni dzień miesiąca, którego dotyczy ewidencja.

Tę samą zasadę zastosuj do daty wykonania usługi.

Przykład: jeżeli na początku sierpnia dodajesz ewidencję sprzedaży za lipiec, jako datę wystawienia i wykonania usługi wskaż 31 lipca.

Jak uzupełnić sekcję Pozycje?

Najpierw wybierz odpowiednią kategorię — towar albo usługa.

W polu Nazwa możesz wpisać nazwę sprzedawanej usługi albo ogólne określenie, np. Ewidencja sprzedaży za lipiec 2026.

Pole PKWiU pozostaw puste.

W polu Ilość wpisz 1, a jako jednostkę miary wybierz miesiąc.

Następnie wprowadź łączną wartość sprzedaży za cały miesiąc. Możesz podać kwotę netto albo brutto — system przeliczy pozostałe wartości.

Najważniejsze jest, aby wartości wpisane w SIAIP były zgodne z podsumowaniem w pliku Excel.

❗Nie przepisujesz do formularza każdej transakcji osobno — podajesz łączną wartość sprzedaży z całego miesiąca.

Na końcu wybierz odpowiednią stawkę VAT, zgodną z przygotowaną ewidencją.

Jak uzupełnić informacje o płatności?

Forma płatności powinna pozostać ustawiona jako Przelew.

Ewidencja sprzedaży w tej formie dotyczy sprzedaży dla osób fizycznych opłacanej przelewem. Nie obejmuje sprzedaży gotówkowej wymagającej korzystania z kasy fiskalnej.

W polu Konto pozostaw domyślnie wybrane podstawowe subkonto w PLN.

Pole Płatność do nie ma w tym przypadku większego znaczenia, ponieważ ewidencja sprzedaży jest dokumentem wewnętrznym i nie przekazujesz jej swoim klientom.

Pole Status płatności nie ma wpływu na rozliczenie ewidencji, dlatego możesz pozostawić wartość ustawioną automatycznie

Pole Uwagi mogą pozostać puste. Na podstawie ewidencji nie jest generowana faktura w PDF.

Pole Opis możesz wykorzystać, jeśli chcesz przekazać dodatkową informację naszej księgowości.

Dodaj plik z ewidencją

W sekcji Załączniki obowiązkowo dodaj przygotowany wcześniej plik Excel z ewidencją sprzedaży za dany miesiąc.

To na jego podstawie księgowość porówna dane z wartościami wpisanymi w formularzu.

Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij Zapisz. Jeżeli wcześniej ustawiłeś status Do akceptacji w księgowości, dokument zostanie przekazany do weryfikacji.

Gdzie znajdziesz dodaną ewidencję?

Po zapisaniu dokument znajdziesz w:

Dokumenty → Dokumenty sprzedażowe

Domyślnie system wyświetla dokumenty z bieżącego miesiąca. Jeśli chcesz zobaczyć dokumenty z innych miesięcy bieżącego roku, włącz filtrowanie, a następnie:

1. w polu Miesiąc wybierz Dowolny,
2. kliknij Filtruj.

Jeśli chcesz zobaczyć dokumenty z poprzednich lat, dodatkowo zaznacz opcję Archiwum.

Po zaksięgowaniu płatności od klientów jej wpływ możesz również sprawdzić w historii operacji na swoim subkoncie.

Szczegóły znajdziesz w artykule: Gdzie sprawdzić saldo i historię transakcji na subkoncie?