Kiedy potrzebna jest umowa z kontrahentem?

Zanim rozpoczniesz współpracę z kontrahentem, warto zadbać o to, aby najważniejsze ustalenia były potwierdzone na piśmie lub w innej trwałej formie.

Dzięki temu obie strony mają jasność, na jakich zasadach współpracują — np. jaki jest zakres usług, wynagrodzenie, terminy czy sposób zakończenia współpracy. To szczególnie ważne wtedy, gdy w przyszłości pojawią się wątpliwości albo różne interpretacje wcześniejszych ustaleń.

Dlatego dla własnego bezpieczeństwa i komfortu zachęcamy do spisania najważniejszych warunków współpracy, nawet jeśli w danej sytuacji formalna umowa nie jest obowiązkowa.

Są jednak przypadki, w których samo potwierdzenie ustaleń nie wystarczy i zawarcie umowy będzie konieczne. Poniżej wyjaśniamy, kiedy jest ona wymagana.

Kiedy umowa jest obowiązkowa?

1️⃣ Gdy wartość transakcji przekracza określony limit

Umowa jest wymagana, jeśli:

• pojedyncza faktura sprzedażowa dla jednego kontrahenta przekracza 15 000 zł netto,
• faktura kosztowa przekracza 10 000 zł netto i jest opłacana ze środków AIP.

Czy mogę podzielić fakturę powyżej 15 000 zł na kilka mniejszych?
Nie. Jeśli jedno rozliczenie z kontrahentem przekracza 15 000 zł netto, nie należy dzielić go na kilka mniejszych faktur wyłącznie po to, aby uniknąć obowiązku zawarcia umowy.
Przykładowo, jeśli w tym samym miesiącu wystawisz temu samemu kontrahentowi dwie faktury po 8 000 zł za ten sam rodzaj usług, potraktujemy je jako jedno rozliczenie o łącznej wartości 16 000 zł. W takiej sytuacji umowa z kontrahentem będzie wymagana.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy dla tego samego kontrahenta realizujesz odrębne usługi lub niezależne zlecenia. Wtedy mogą być one rozliczane na osobnych fakturach, ponieważ dotyczą różnych świadczeń.
Najważniejsza jest rzeczywista podstawa rozliczenia — nie należy sztucznie dzielić jednej usługi lub jednego zlecenia na kilka faktur, aby ominąć limit wymagający zawarcia umowy.

2️⃣ Gdy przenosisz autorskie prawa majątkowe

Jeżeli w ramach współpracy tworzysz materiały i chcesz przenieść autorskie prawa majątkowe na kontrahenta, konieczne jest zawarcie odpowiedniej umowy.

Sama faktura nie wystarczy do przeniesienia autorskich praw majątkowych.

W umowie należy określić, jakie materiały tworzysz oraz w jaki sposób kontrahent będzie mógł z nich korzystać. Może chodzić np. o:

• publikowanie ich w Internecie,
• wykorzystywanie w reklamie, 
• drukowanie,
• przekazywanie swoim klientom,
• modyfikowanie.

Nie musisz samodzielnie przygotowywać odpowiednich zapisów prawnych. Wystarczy, że opiszesz nam co tworzysz i w jaki sposób kontrahent chce korzystać z przygotowanych materiałów. Na tej podstawie Dział Prawny przygotuje odpowiednie postanowienia umowy.

Pamiętaj jednak, aby wcześniej ustalić te kwestie ze swoim kontrahentem.

3️⃣ Gdy współpracujesz bezpośrednio z osobami fizycznymi

Jeżeli sprzedajesz swoje usługi lub produkty bezpośrednio osobom fizycznym, czyli konsumentom, mogą mieć zastosowanie dodatkowe zasady dotyczące m.in. obowiązków informacyjnych, reklamacji czy prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość.

W zależności od sposobu prowadzenia sprzedaży odpowiednim rozwiązaniem może być indywidualna umowa albo regulamin.

Jeżeli nie masz pewności, jakiego dokumentu potrzebujesz, skontaktuj się z naszym Działem Prawnym. Pomożemy ustalić, jakie rozwiązanie będzie odpowiednie dla Twojego modelu sprzedaży.

Czy mogę zawrzeć umowę również wtedy, gdy nie jest obowiązkowa?

Tak. Możesz poprosić nas o przygotowanie umowy również wtedy, gdy nie wymagają jej powyższe zasady.

Umowy może oczekiwać Twój kontrahent albo możesz po prostu chcieć jasno określić zasady Waszej współpracy.

W umowie można uregulować m.in.:

✅ zakres wykonywanych usług,
✅ wynagrodzenie i sposób rozliczenia,
✅ terminy realizacji,
✅ zasady odbioru pracy,
✅ ewentualne poprawki,
✅ sposób zakończenia współpracy.

Dzięki temu obie strony dokładnie wiedzą, na jakich zasadach współpracują. Umowa pomaga również ograniczyć ryzyko nieporozumień, a w razie sporu stanowi potwierdzenie wcześniejszych ustaleń.

Kto jest stroną umowy?

Pamiętaj o jednej ważnej zasadzie — formalną stroną umowy nie jesteś Ty.

Umowa zawierana jest pomiędzy Fundacją AIP a Twoim kontrahentem, ponieważ w ramach programu korzystasz z osobowości prawnej Fundacji.

Ty również jesteś wskazany w preambule umowy jako osoba, która faktycznie wykonuje usługę. Dzięki temu wiadomo, kto realizuje ustalone prace, jednak formalnymi stronami dokumentu pozostają Fundacja AIP i kontrahent.

Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy umowa jest wymagana zgodnie z zasadami programu, wynika z charakteru współpracy czy po prostu chce ją zawrzeć Twój kontrahent.

Co zrobić, jeśli potrzebujesz umowy?

Umowa z kontrahentem powinna zostać przygotowana za pośrednictwem naszego Działu Prawnego.

Aby zgłosić potrzebę przygotowania dokumentu, przejdź do Centrum Pomocy i prześlij zgłoszenie dotyczące umowy z kontrahentem.

W zgłoszeniu podaj możliwie kompletne informacje dotyczące planowanej współpracy:

• dane kontrahenta – jeśli jest to firma: nazwę, NIP, REGON, adres siedziby; jeśli jest to osoba fizyczna – jej dane,
• przedmiot umowy – opisz, jakie usługi będą wykonywane na rzecz kontrahenta,
• wysokość wynagrodzenia i sposób rozliczenia – np. stała kwota miesięczna, jednorazowe wynagrodzenie albo stawka godzinowa,
• okres obowiązywania umowy,
• informację, czy w ramach współpracy będą przenoszone autorskie prawa majątkowe do wykonanych projektów lub materiałów,
• wszelkie dodatkowe ustalenia lub postanowienia, które chciałbyś uwzględnić w umowie.

Im więcej informacji podasz już w pierwszym zgłoszeniu, tym sprawniej Dział Prawny będzie mógł przygotować dokument.

Jeżeli potrzebne będą dodatkowe informacje lub ustalenia, prawnik skontaktuje się z Tobą i pokieruje Cię przez dalszy proces przygotowania oraz zawarcia umowy.

Jak długo trwa przygotowanie umowy?

Standardowy czas odpowiedzi na zgłoszenie wynosi do 3 dni roboczych.

Jeśli zależy Ci na szybszej realizacji, możesz zgłosić chęć skorzystania z trybu pilnego. W takim przypadku zgłoszenie może zostać zrealizowane w ciągu 1 dnia roboczego. Tryb pilny jest usługą dodatkowo płatną. Aktualną cenę znajdziesz w Tabeli opłat. 

Dlatego, jeśli wiesz, że współpraca będzie wymagała zawarcia umowy, najlepiej zgłosić się do nas odpowiednio wcześniej — przed rozpoczęciem współpracy z kontrahentem.

Czy przygotowanie umowy jest dodatkowo płatne?

W ramach abonamentu przysługuje Ci godzina pracy Działu Prawnego miesięcznie.

Przygotowanie nowej umowy na naszych wzorach może zostać wykonane w ramach tego czasu.

Jeżeli przygotowanie dokumentu będzie wymagało pracy wykraczającej poza czas dostępny w abonamencie, Dział Prawny poinformuje Cię o dodatkowym koszcie. To Ty zdecydujesz, czy chcesz kontynuować przygotowanie dokumentu na tych zasadach.

❗ Weryfikacja umowy przygotowanej i przesłanej przez Twojego kontrahenta jest usługą dodatkowo płatną. Jeśli otrzymasz od kontrahenta gotowy dokument i chcesz, aby został przez nas sprawdzony, prześlij go do Działu Prawnego. O koszcie weryfikacji zostaniesz poinformowany przed rozpoczęciem prac.

Co zrobić z przygotowaną umową?

Po przygotowaniu dokumentu Dział Prawny skieruje umowę do podpisu przez strony.

Co do zasady umowy podpisujemy elektronicznie za pośrednictwem Autenti – platformy służącej do przesyłania i podpisywania dokumentów online.

Umowa zostanie wysłana na adresy e-mail wskazane w jej treści. Podpisy składane są w ustalonej kolejności:

• najpierw dokument podpisujesz Ty jako uczestnik programu Bizky,
• następnie podpisuje go Twój kontrahent,
• na końcu podpis składa osoba uprawniona do reprezentowania Fundacji AIP

Jak podpisać umowę w Autenti?

W przypadku standardowych umów wystarczy otworzyć link otrzymany z Autenti, potwierdzić swoje dane i podpisać dokument elektronicznie.

Jeżeli umowa obejmuje przeniesienie autorskich praw majątkowych albo z innych powodów wymaga zachowania odpowiedniej formy, konieczne może być użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dział Prawny każdorazowo poinformuje Cię, jaka forma podpisu jest wymagana.

Jeżeli kontrahent nie posiada własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, może skorzystać z jednorazowego podpisu udostępnianego przez Autenti po zweryfikowaniu swojej tożsamości.

Co, jeśli podpisanie umowy przez Autenti nie jest możliwe?

Jeżeli kontrahent nie chce korzystać z Autenti albo z innych powodów podpisanie dokumentu w ten sposób nie jest możliwe, poinformuj o tym Dział Prawny.

Alternatywnie umowa może zostać podpisana w formie papierowej. Skorzystanie z tej formy wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości 20 zł oraz dłuższym czasem realizacji.

W przypadku kontrahentów zagranicznych sposób podpisania umowy ustalamy indywidualnie, biorąc pod uwagę m.in. kraj kontrahenta, dostępne metody weryfikacji oraz wymaganą formę dokumentu. Dział Prawny przekaże Ci odpowiednią instrukcję przed wysłaniem umowy do podpisu.

Co zrobić z podpisaną umową?

Jeżeli umowa była wymagana ze względu na fakturę sprzedażową przekraczającą 15 000 zł netto, pamiętaj, aby dołączyć ją również podczas przekazywania faktury do weryfikacji w systemie.

Dzięki temu nasza księgowość będzie miała komplet dokumentów potwierdzających warunki współpracy z kontrahentem.