Jak rozliczać faktury kosztowe w Bizky Prime?

W ramach Bizky Prime możesz rozliczać wydatki związane z prowadzeniem swojego projektu. Mogą to być zakupy produktów lub usług, których potrzebujesz do realizacji swojej działalności.

Nie każdy wydatek może jednak zostać zaksięgowany jako koszt. Zakup powinien być bezpośrednio związany z działalnością prowadzoną w ramach projektu, a dokument musi spełniać zasady obowiązujące w Bizky Prime.

Jeżeli nie masz pewności, czy konkretny zakup możesz rozliczyć, skontaktuj się z nami przed dokonaniem zakupu.

Na kogo powinna być wystawiona faktura kosztowa?

Faktura kosztowa musi być wystawiona na dane Fundacji AIP:

• Pełna nazwa: FUNDACJA AIP
• KRS: 0000199402
• NIP: 5242495143
• REGON: 015690013
• Adres siedziby: Aleja Księcia Józefa Poniatowskiego 1, 03-901 Warszawa, Polska

To Fundacja AIP jest formalną stroną rozliczeń realizowanych w ramach Twojego projektu, dlatego faktura wystawiona na Twoje prywatne dane nie może być traktowana tak samo jak prawidłowo wystawiony dokument kosztowy projektu.

Jeżeli planujesz zakup i chcesz później rozliczyć go w Bizky Prime, pamiętaj więc, aby już przy składaniu zamówienia podać sprzedawcy dane Fundacji AIP.

Jakich kosztów nie można rozliczyć w Bizky Prime?

Nie wszystkie wydatki związane pośrednio z Twoją aktywnością mogą zostać zaksięgowane. W Bizky Prime nie rozliczamy m.in.:

❗ Jeżeli masz wątpliwość dotyczącą konkretnego zakupu, najlepiej sprawdź możliwość jego rozliczenia przed dokonaniem płatności, kontaktując się z nami.

Do kiedy trzeba dodać fakturę kosztową?

Fakturę kosztową dotyczącą danego miesiąca dodaj do systemu najpóźniej do 5. dnia kolejnego miesiąca.

Przykład:
Fakturę kosztową z lipca należy wprowadzić do systemu najpóźniej do 5 sierpnia.
❗Terminowe dodawanie dokumentów jest szczególnie ważne przy rozliczeniu VAT, ponieważ faktury kosztowe mogą wpływać na wysokość podatku rozliczanego za dany miesiąc.

Więcej informacji znajdziesz w artykule: Jak działa podatek VAT w Bizky Prime?

Ile faktur kosztowych obejmuje abonament?

W ramach abonamentu Bizky Prime możesz rozliczyć 10 faktur kosztowych miesięcznie.

Dodanie kolejnych dokumentów kosztowych ponad ten limit wiąże się z dodatkową opłatą zgodnie z aktualną Tabelą opłat.

Jak dodać fakturę kosztową do SIAIP?

Przejdź do Usługi →  Finanse i księgowość → Koszty i kliknij Dodaj dokument.

Następnie uzupełnij dane na podstawie otrzymanej faktury. Pola oznaczone pomarańczową gwiazdką są obowiązkowe.

W sekcji Załączniki dodaj plik faktury kosztowej.

Jeżeli fakturę opłaciłeś wcześniej z własnych środków prywatnych, dołącz również potwierdzenie wykonania płatności.

Po uzupełnieniu formularza kliknij Zapisz.

Gdzie znajdziesz dodaną fakturę kosztową?

Po zapisaniu dokument znajdziesz w Dokumenty → Dokumenty kosztowe

Domyślnie system wyświetla dokumenty z bieżącego miesiąca. Jeśli chcesz zobaczyć dokumenty z innych miesięcy bieżącego roku, włącz filtrowanie, a następnie:

1. w polu Miesiąc wybierz Dowolny,
2. kliknij Filtruj.

Jeśli chcesz zobaczyć dokumenty z poprzednich lat, dodatkowo zaznacz opcję Archiwum.

Czy przy fakturze kosztowej potrzebna jest umowa?

W niektórych sytuacjach tak.

Jeżeli faktura kosztowa przekracza 10 000 zł netto i ma zostać opłacona bezpośrednio z Twojego subkonta projektu, wymagane jest wcześniejsze zawarcie umowy z dostawcą.

Umowa musi zostać zweryfikowana przez nasz Dział Prawny oraz podpisana przez pełnomocnika Fundacji AIP i kontrahenta.

Płatność jest wtedy realizowana ze środków dostępnych na Twoim subkoncie, czyli środków, które wcześniej wpłynęły tam w związku ze sprzedażą realizowaną w ramach Twojego projektu.

Jeżeli planujesz taki zakup, zadbaj o formalności przed zleceniem płatności.

Szczegóły znajdziesz w artykule: Kiedy potrzebna jest umowa z kontrahentem?

Dlaczego warto rozliczać faktury kosztowe?

Jedną z głównych korzyści jest możliwość pomniejszenia VAT wynikającego ze sprzedaży o VAT z prawidłowo zaksięgowanych faktur kosztowych.

W uproszczeniu:

VAT od sprzedaży – VAT od zakupów = VAT do rozliczenia

Przykład:
VAT z dokumentów sprzedażowych: 2 300 zł
VAT z zaakceptowanych faktur kosztowych: 460 zł
VAT pozostający do rozliczenia:
2 300 zł – 460 zł = 1 840 zł

Przy rozliczeniu brane są pod uwagę dokumenty przypisane do tego samego okresu rozliczeniowego.

Szczegółowo wyjaśniamy ten mechanizm w artykule Jak działa podatek VAT w Bizky Prime?

Jak można zapłacić za fakturę kosztową?

Masz dwie możliwości:

1️⃣ Opłacasz zakup z własnych środków, a następnie – po zaakceptowaniu faktury kosztowej – zlecasz sobie zwrot.

Jeżeli wcześniej sam opłaciłeś fakturę, po jej zaakceptowaniu przez księgowość możesz odzyskać wydaną kwotę ze swojego subkonta.

Zwrot jest możliwy, jeżeli na subkoncie znajdują się wystarczające środki. Jeśli w danym momencie ich nie ma, możesz zlecić zwrot później, po otrzymaniu kolejnych wpłat od klientów.

Zwrot kosztu nie jest dodatkowo opodatkowany. Otrzymujesz kwotę odpowiadającą wydatkowi, który wcześniej poniosłeś z własnych środków.

Przykład:
Kupujesz sprzęt potrzebny do projektu za 4 000 zł. Faktura jest wystawiona na Fundację AIP, ale płacisz za nią ze swojego prywatnego konta.
Po dodaniu dokumentu i zaakceptowaniu go przez księgowość możesz zlecić zwrot 4 000 zł ze swojego subkonta, o ile znajdują się na nim wystarczające środki.

Aby zlecić zwrot, zaznacz odpowiednią fakturę i wybierz Zwrot środków.

2️⃣ Dodajesz fakturę do SIAIP i po jej zaakceptowaniu opłacasz ją bezpośrednio ze swojego subkonta projektu.

Po zaakceptowaniu faktury zaznacz ją na liście i wybierz Utwórz płatność. Płatność zostanie przygotowana do sprzedawcy bezpośrednio z Twojego subkonta.

❗ Faktura musi zostać opłacona w pełnej wysokości.
System nie pozwala zapłacić tylko części kwoty wskazanej na dokumencie. Jeżeli ustaliłeś ze sprzedawcą płatność w kilku etapach, poproś o osobną fakturę dla każdego etapu płatności.

Zwrot kosztu a zwykła wypłata środków

Zwrot faktury opłaconej prywatnie różni się od standardowej wypłaty środków z projektu.

Jeżeli wcześniej opłaciłeś zaakceptowany koszt projektu z własnych środków, możesz zlecić zwrot tej kwoty na swoje konto prywatne ze środków dostępnych na Twoim subkoncie projektu. 

Zwrot nie jest dodatkowo opodatkowany.

Standardowa wypłata środków na konto prywatne odbywa się natomiast na podstawie odpowiedniej umowy cywilnoprawnej i może wiązać się z podatkiem PIT oraz – zależnie od rodzaju umowy – składkami.

Więcej informacji znajdziesz w artykule: Jak wypłacić środki z subkonta?

Masz wątpliwości dotyczące kosztu?

Jeżeli nie masz pewności:

• czy dany zakup można rozliczyć,
• na jakie dane powinna zostać wystawiona faktura,
• czy przy danym zakupie potrzebna jest dodatkowa dokumentacja,
• czy możesz otrzymać zwrot poniesionego wydatku,
• jak opłacić fakturę z subkonta,

wyślij do nas zgłoszenie.

Najlepiej skontaktuj się z nami przed dokonaniem zakupu, jeśli nie jesteś pewien, czy dany wydatek będzie mógł zostać zaakceptowany jako koszt projektu.